Click to Change image

الاتصالات الإدارية

> علم > المنتجات الإلكترونية > علم كلاود > الاتصالات الإدارية

​​​​​ خدمة إلكترونية سحابية موجهة لخدمة منشآت القطاعين الحكومي والخاص ومساعدتها على تسجيل وتداول ومتابعة المعاملات الصادرة والواردة وأرشفتها بشكل إلكتروني من أي مكان

مميزات الاتصالات الإدارية

الانتقال إلى بيئة عمل أقل اعتماداً على الورق

تحسين الشفافية مع وجود رقابة وتحكم أفضل

أرشفة المعاملات ووثائقها بشكل آلي

إدارة الاتصالات الإدارية بفاعلية

خدمة سحابية تخدم منشآت القطاع الحكومي والخاص في إدارة تسجيل وتنظيم تداول ومتابعة المراسلات والوثائق الصادرة والواردة وأرشفتها بشكل إلكتروني آمن من أي مكان وفي أي وقت، لتدعم توجه المنشآت للتخلص من التداول الورقي للمراسلات. ويوفر نظام الاتصالات الإدارية منصة موحدة لإدارة مراسلات المنشأة الداخلية والخارجية، حيث يعمل النظام على التحول الالكتروني لأعمال الاتصالات الإدارية اليومية على جميع المستويات الإدارية للمنشأة بشكل سهل وفاعل.


مراسلات من مصادر وأنواع مختلفة

المراسلات الورقية ومرفقاتها الورقية أو الإلكترونية منها يتم تسجيلها وتحويلها إلى معاملات ووثائق إلكترونية، ثم توجه هذه المعاملات إلى مسؤولي الإدارات المعنية وفق مستوى الصلاحية الممنوحة لهم. ويتم توثيق جميع القرارات والتعليقات والملحوظات التي يبديها المسئولون مع المعاملة، وتبقى طيلة فترة بقاء المعاملة. ومن الممكن أرشفة المراسلات في مخزن الكتروني مركزي والوصول اليها من أي مكان وفي أي وقت لتدعيم عملية صنع القرار. ويمكن تتبع المعاملات بشكل لحظي وإصدار تقارير بحالتها عند الطلب، وهذا بدوره يعزز المساءلة والمسؤولية.



إدارة المراسلات المتنوعة

سهولة الفرز والتصنيف للأنواع المختلفة من المراسلات الواردة والصادرة وتحديد مستوى أهميتها ومستوى سريتها.

ضمان تتبع المراسلات

إمكانية التتبع التام للمراسلات والاطلاع اللحظي على حالتها وتواريخ وأوقات العمليات التي تمت بشأنها ومن قام بها من لحظة تسجيلها وحتى لحظة الاستعلام عنها.

تحديد المسئولية عن المراسلات

  • توثيق عملية استلام المراسلات إلكترونياً مع تحديد مسؤولية واضحة لكل المراسلات من أجل ضمان اتخاذ الإجراءات المطلوبة في وقتها وتفعيل التعامل الاستباقي مع أي تأخير.
  • توفير "تطبيق" لاعتماد وتوقيع المعاملات وإعادة التوجيه لها بأمان من خلال جهاز لوحي. 

تكامل ومشاركة المحتوى

  • منصة لاستلام وتنظيم جميع المراسلات.
  • ربط المراسلات ذات العلاقة ببعضها.
  • تمييز السجلات الإلكترونية الخاصة بالفروع والأقسام.
  • واجهة مشتركة بين الإدارات والأقسام تتيح تداول المراسلات وفق مستويات صلاحيات متعددة.
  • واجهة سهلة الاستخدام تتيح تجربة استخدام عملية وآمنة.

الإدارة الإلكترونية للوثائق

  • الإنشاء والإدارة والتبادل الإلكتروني للمراسلات والوثائق المرفقة معها وتنفيذ المهام الرئيسة مثل تسجيل العمل اليومي على المراسلات من مسح ضوئي مباشر وتصنيف وتدوين الملاحظات والبحث والاسترجاع.
  • عمليات إلكترونية تفاعلية بما يساعد على التشغيل المشترك للاتصالات الإدارية ويضمن سرعة اتخاذ القرار وتقديم الخدمة. 

البحث والتتبع

  • واجهات بحث ذكية لسرعة الوصول إلى المراسلات ومرفقاتها.
  • طباعة الباركود للمعاملات الواردة والصادرة.
  •  وصول عبر الأجهزة اللوحية من أجل تحسين الاستجابة ودعم الوصول.
  • إمكانية إرسال رسائل إشعار بالبريد الإلكتروني إلى المستخدمين بخصوص مواعيد الاستحقاق القادمة والمهام ذات الأولوية. 


المزايا

  • الانتقال الفاعل إلى بيئة عمل أقل اعتماداً على الورق.
  • تواصل وتنسيق أفضل بين الإدارات المختلفة.
  • تقليل النفقات التي يتم تكبدها في توفير مستودعات تقليدية ومستلزمات لحفظ الوثائق الورقية.
  • الالتزام بالاشتراطات التنظيمية للمراسلات الداخلية والخارجية.
  • تحسين الشفافية مع وجود رقابة وتحكم أفضل.
  • أرشفة المعاملات ووثائقها في مستودع تخزين الكتروني مركزي آمن. ​